6 Cara Efektif Mendisiplinkan Karyawan

Mendisiplinkan karyawan bukanlah masalah dominasi ataupun hukuman. Ini tentang membuat lingkungan kerja aman dan menyenangkan bagi karyawan dan juga manajemen. Disiplin bekerja paling baik ketika ada dasar kepercayaan antara manajer dan karyawan. Itu dimulai dengan komunikasi yang jelas dan juga konsisten.

Untuk menjaga ketertiban dan rasa hormat di tempat kerja, rekan muda perlu memiliki rencana yang akan menguntungkan semua orang yang terlibat. Cobalah langkah-langkah ini untuk mempelajari cara mendisiplinkan karyawan secara efektif:

1.Menetapkan aturan yang jelas bagi karyawan.

Kejelasan dan transparansi tentang kebijakan pekerjaan sangatlah penting. Rekan muda tidak dapat mulai mendisiplinkan seorang karyawan untuk suatu hal yang mereka tidak tau hal tersebut salah atau benar. Berikut beberapa aturan umum yang sering dipakai untuk aturan disiplin kerja karyawan:

Hak prerogatif atasan yaitu majikan dapat memberhentikan seorang karyawan untuk alasan apapun dengan atau tanpa pemberitahuan. Karyawan juga memiliki hak yang sama untuk mengakhiri hubungan kerja dengan mudah. Jika rekan muda ingin menggunakan teknik ini, maka harus menjelaskannya secara tertulis di awal pekerjaan.

Aturan berpakaian merupakan hal umum dalam bisnis, terutama ketika tenaga kerja terdiri dari pekerja yang lebih muda. Jelaskan tentang apa yang dapat dipakai dan tidak, tetapi pastikan rekan muda tidak melanggar undang-undang diskriminasi apa pun.

Aturan perilaku sulit untuk didefinisikan. Karena aturan ini termasuk bagaimana karyawan bergaul dengan teman kerja, bagaimana mereka memperlakukan pelanggan, tindakan diskriminatif, penggunaan bahasa yang tepat, dan sebagainya. Tulis apa yang rekan muda inginkan dalam aturan ini.

Produktivitas dan etos kerja melibatkan seberapa banyak yang rekan muda harapkan dari seorang karyawan, penyelesaian tugas serta tolok ukur khusus untuk pekerjaan tertentu.

Penggunaan perangkat seluler sudah menjadi bagian dari kehidupan sehari-hari sehingga perlu dicatat sendiri alih-alih menetapkannya dalam kode perilaku. Jadilah spesifik tentang apa yang rekan muda izinkan dan apa yang tidak dibolehkan dalam pengunan perangkat seluler saat sedang bekerja.

Perilaku ilegal, seperti pencurian, penggunaan narkoba ilegal, mabuk, atau kekerasan, adalah alasan untuk penghentian segera, baik rekan muda menggunakan proses disiplin progresif (lihat di bawah) atau tidak.

Secara umum, jangan berasumsi.

Jangan berasumsi bahwa karyawan sudah tahu bahwa jika tidak ada pekerjaan yang harus dilakukan, maka mereka harus membersihkan dapur atau merapikan rak pakaian. Jangan berasumsi bahwa mereka tahu tidak dapat datang terlambat setiap waktu. Ungkapkan semuanya secara tertulis, dan bahas bersama mereka. Mintalah mereka menandatangani buku pegangan karyawan yang berisi aturan-aturan ini sehingga rekan muda memiliki dokumentasi perjanjian aturan dengan karyawan.

2. Pilih metode disiplin yang akan digunakan.

Ada sejumlah metode disiplin yang mungkin bisa rekan muda gunakan.

Semua metode disiplin didasarkan pada gagasan bahwa ada tujuan atau tolok ukur yang harus dipenuhi, dan jika tidak tercapainya tujuan itu akan ada sanksi sesuatu. Rekan muda dapat menggunakan cara hukuman atau rehabilitatif. Itu tergantung pada pilihan dan kebijakan rekan muda, gunakan apa sanksi yang paling cocok untuk bisnis dan yang paling nyaman saat rekan muda lakukan.

Disiplin progresif adalah proses di mana rekan muda memberikan sanksi ketika seorang karyawan gagal memperbaiki suatu masalah. Ini adalah pendekatan yang umum karena cenderung melindungi majikan dari tindakan hukum, tetapi tidak semua orang menyukainya. Cara disiplin ini lebih seperti hukuman, tetapi rekan muda dapat mencampur elemen rehabilitatif (misalnya pelatihan) ke dalamnya.
Pelatihan dan rencana peningkatan kinerja tidak hanya terpaku pada suatu masalah dan menggunakan ancaman pemutusan hubungan kerja, melainkan melihat setiap karyawan sebagai sesuatu yang berharga dan layak untuk diinvestasikan. Mereka adalah pendekatan rehabilitatif. Rencana peningkatan kerja harus memiliki tujuan terukur, dan memiliki proses untuk membantu karyawan jika mereka tidak memenuhi tujuan ini.
Penugasan kembali atau penangguhan sering dikaitkan dengan masalah perilaku atau konflik parah di mana karyawan harus segera dikeluarkan dari suatu situasi tetapi pemutusan hubungan kerja tidak diminta. Penugasan kembali berarti pelatihan ulang (rehabilitatif) sedangkan skorsing berarti beberapa kondisi harus dipenuhi sebelum penangguhan berakhir atau karyawan diberhentikan (punitif).

3. Dokumentasikan masalah disiplin pegawai.

Ketika rekan muda tiba-tiba mendapatkan masalah dalam skenario terburuk, dokumentasi akan sangat membantu. Jika disiplin karyawan mengarah pada pemecatan atau tindakan hukum, tidak memiliki dokumentasi untuk dirujuk sebagai alasan tindakan disipliner akan membuat rekan muda terbuka terhadap kemungkinan konsekuensi hukum.

Dokumentasi terdiri dari dua jenis:

Untuk file karyawan. Ini adalah dokumentasi dan catatan yang rekan muda buat dan simpan di file karyawan tetapi tidak dibagikan kepada karyawan tersebut. Ini sering kali merupakan catatan yang mungkin akan digunakan selama peninjauan karyawan atau ketika rekan muda telah memberikan peringatan lisan kepada karyawan tersebut. Ini tidak dihitung sebagai peringatan tertulis "resmi" yang memulai proses menuju pemutusan hubungan kerja yang diterima karyawan, tetapi sebagai catatan yang menunjukkan pola perilaku.
Untuk peringatan tertulis. Jika rekan muda menggunakan peringatan tertulis, ini adalah jenis dokumentasi yang dibagikan dengan seorang karyawan secara pribadi yang merupakan bagian dari proses disiplin. Jenis peringatan ini biasanya merupakan tanda bahwa proses pendisiplinan awal telah datang yang kemungkinan akan ada pemutusan hubungan kerja jika karyawan tersebut tidak membuat perubahan.

Penting untuk mendokumentasikan masalah, bahkan jika itu sesederhana mencatat ketika seorang karyawan datang terlambat atau tidak menyelesaikan pekerjaan tepat waktu. Jika rekan muda hanya secara mental mencatat semua masalah dan kemudian, tiba-tiba ketika rekan muda tidak tahan lagi, memecat atau mendisiplinkan seorang karyawan secara agresif, itu tidak adil bagi karyawan tersebut. Mereka mungkin tidak tahu bahwa apa yang sudah mereka lakukan adalah sebuah masalah besar.

4. Dapatkan pola pikir yang benar.

Penting bagi manajer untuk tidak melihat disiplin karyawan sebagai hukuman bagi karyawan.

Ini adalah kegagalan umum dalam disiplin progresif di mana mudah tergelincir ke dalam mentalitas "jika kamu tidak melakukan X, saya akan menghukum kamu dengan meningkatkan ini."

Karyawan bukanlah anak-anak rekan muda, dan berpikir bahwa hukuman negatif akan membawa hasil yang positif adalah hal yang bodoh. Paling-paling, rekan muda akan mendapatkan perilaku yang benar tetapi karyawan tersebut kemungkinan akan merasa kesal. Segera setelah kesempatan kerja yang lebih baik datang, rekan muda mungkin akan melihat karyawan tersebut pergi.

5. Berhentilah berfokus pada produktivitas sebagai ukuran utama.

Jika manajer begitu fokus pada produktivitas, terlalu mudah bagi mereka untuk membiarkan perilaku buruk meluncur selama tujuan produktivitas terpenuhi. Coba tebak apa yang pasti terjadi?

Masalah tumbuh dan berkembang dan sampai pada titik di mana satu-satunya pilihan yang dimiliki seorang manajer, setelah mengabaikan masalah begitu lama, adalah mengambil tindakan segera dan drastis.

Karyawan yang produktif tetap bisa menimbulkan masalah, bahkan mungkin membuat karyawan di sekitarnya menjadi kurang produktif.

6. Ikuti cara yang sudah dibuat sendiri.

Last but not least: apa pun kebijakan disiplin karyawan yang rekan muda buat, ikutilah.

Sungguh mengejutkan betapa banyak aturan dan pedoman karyawan dibuat dan kemudian diabaikan oleh manajemen. Jika rekan muda memilikinya dalam buku panduan dan karyawan telah menyetujuinya, rekan muda sebagai manajer juga harus mengikutinya.